Tesorería y Cuentas por Cobrar

En artículos anteriores, hablamos de la importancia del manejo de los activos, la rentabilidad y la creación de valor en la empresa; de tal manera que, para un nivel de ventas dado, entre menos activos se requieran, se tiene mayor rotación y por lo tanto una mayor rentabilidad.

En muchas empresas, las Cuentas por Cobrar, representan un rubro significativo de sus activos totales y particularmente de sus Activos de Trabajo; que, junto con los inventarios y las Cuentas por Pagar, son determinantes en el flujo de caja y en el Ciclo de Conversión de Efectivo (tema que vamos a tratar en otro artículo).

Dado lo anterior, el manejo de las Cuentas por Cobrar resulta una Actividad Clave en el modelo de negocio; está para ser gestionada adecuadamente, requiere tomar en cuenta algunos elementos; tales como disponer de un buen sistema de información o ERP, una Política de Crédito, medir y controlar la morosidad de la cartera, la gestión de cobro y el riesgo por posibles incobrables.

Cuentas por Cobrar: Política de Crédito

Partiendo del supuesto de que se cuenta con un adecuado sistema de información; tener un Política de Crédito es un elemento básico para un manejo efectivo de las Cuentas por Cobrar. En ella se establecen aspectos tales como el proceso para optar por un crédito, que incluye la Solicitud de Crédito y requisitos; además el proceso para la aprobación del crédito, que implica realizar un estudio de crédito para evaluar aspectos tales como el historial de crédito, establecer el límite de crédito y posibles garantías que se requiera; así como el establecimiento de un Comité de Crédito, para tratar los temas relacionados con esta materia.

También establece los lineamientos para la administración de la cartera de crédito; tanto para los clientes con condiciones normales, como para aquellos que requieran una gestión que podríamos denominar Cobro Administrativo, así como el Cobro Judicial. En al caso de que la empresa brinde financiamiento, por ejemplo, por la compra de ciertos equipos, se deben establecer las condiciones de plazos, tasas de interés, primas, cuotas, tipo de documentos, gastos de formalización, garantías y posibles fiadores.

Cuentas por cobrar: Cartera de Crédito

Para una buena administración de la Cartera de Crédito, se requiere organizar un Departamento de Crédito, con personal que tenga un perfil y competencias, que le permita tener una buena relación con los clientes, así como la firmeza y el seguimiento de aquellos casos que lo ameriten. Además, se debe evaluar las cargas de trabajo para cada Ejecutiva o Ejecutivo (cantidad de clientes, documentos, montos).

Un aspecto fundamental en la gestión corresponde al manejo de la morosidad de la cartera. Se debe establecer un parámetro claro del objetivo que se desea alcanzar en cuanto a la estructura de la cartera: porcentaje del monto sin vencer, porcentaje vencido y de lo vencido porcentaje de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y con más de 90 días. Esto implica un análisis y seguimiento sistemático del equipo que incluye tanto el personal de crédito, como del área comercial según corresponda. Además, para aquellos casos que lo ameriten por problemas de atrasos en los pagos, se requiere una gestión especial que podemos denominar Cobro Administrativo y eventualmente el Cobro Judicial.

Cuentas por Cobrar: Gestión de Cobro

Una gestión de cobro efectiva y eficiente requiere disponer de información completa, oportuna y correcta, que esté disponible por zonas, por ejecutiva, por vendedor, por cliente, por factura; esto permite realizar proyecciones de cobro para estimar los ingresos que van a ser integrados en la tesorería con las cuentas por pagar y así determinar el flujo de caja de la empresa.

Con base en esta proyección, se realiza el proceso de gestión de cobro; que incluye el envío de estados de cuenta, llamadas, visitas, conciliaciones de cuentas, envío de comprobantes de pago. Esto se evalúa y monitorea por medio de KPI´s o Indicadores Clave del Desempeño, que midan el avance del cobro por zona, vendedor o cliente. Además, se pueden incluir incentivos para mejorar la recuperación.

Las Cuentas por Cobrar representan una actividad clave en el modelo de negocio para muchas empresas. Son el insumo que requiere la Tesorería para establecer su flujo de caja; por lo que un buen manejo de las mismas resulta determinante en el funcionamiento de la empresa. Los tres elementos básicos en este proceso lo constituyen la Política de Crédito, la administración de la cartera y la gestión de crédito.